やったことない仕事を振られることは往々にしてありますが、どうしたらよいのでしょうか？
上司が経験を積ませるためにほかのメンバーならできる仕事を自分に振られた場合は、喜んで引き受けましょう。
そして、その仕事ができるメンバーにやり方やテクニックを聞きまくりましょう。
会社が組織的に経験値のある業務なら社内リソースをフル活用すれば、その仕事をできなかった自分にもできるようになり、経験値を積み、成長することができます。
問題は会社としても経験値が無く社内リソースもない、聞ける人がいない、場合です。
社内のだれもがやったことのない仕事を振られた場合に、どうするか、進め方をどうすればよいか、というケースが問題です。
社内のだれもがやったことのない仕事を振られるのは、上司が自分ならできると見込んでくれたものでもあり、ある意味栄誉でもあるので、取り組んでハードルをクリアし不安を払拭したいものです。
結果として自身の経験値が増し成長することができ、会社としてもリソースも広がります。
この記事ではやったことない仕事の進め方や不安へを解消する方法などを実際の経験に基づいて記載してゆきます。
執筆者は新規事業の立ち上げや会社としての初ミッションへの対処に取り組んだ経験があり、具体的に解説できます。
やったことない仕事を振られた場合の進め方は？
会社としてやったことが無く、経験値が無い仕事を振られた場合、チャンスととらえて引き受けましょう。
もし挑戦してできなかったら、この仕事は会社ではできない、という結論が出て答えがわかりそれはそれでよいのです。
やったことのないことにチャレンジすることが重要です。
一つできるようになれば、視野が格段に広がりますよ。
あなたの元へ相談しに来る人も増えることでしょう。
ゴールと成果物および目的を明確にする
最初に上司や依頼主に次の点を明確に定義してもらいましょう。
- めざすべきゴール
- 提出すべき成果物
- このミッションの目的
- 作業期間
- 取り組み体制
明確に定義してもらえないときはこちらで提案してみましょう。
それは任せると言われたら、自分で定義すればよいのです。
定義を重く捉えすぎてもいけません。
軽いものでも良いのです、まずはあることが重要で、取組みながら、どんどん書き換えてブラッシュアップしてゆきましょう。
これは、リーン・スタートと呼ばれている手法です。
仕事ができないのはゴールが見えていないからです。
ゴールを明らかにする、ということは実はけっこう難しいことなのです。
ゴールの設定ができれば、まずはとっかかりができて、なんとかできるのかなんともできないのかを判断する次のステップに進むことができます。
徹底的にリサーチする
これは一人でできます。
最初に時間をかけて徹底的に調べまくりましょう。
世界中を探せば、あなたや会社がやったことない仕事でも、だれか似たようなことをやったことがある人がいたりするものです。
調べ方も単にサーチエンジンで調べるだけなく、もっと深く広い方法を身に付けましょう。
- 有料でも会員制サイトに入り、その中で検索を行ったり、知見を吸収したり、質問を投稿したりしてみましょう。Gooleでは有料会員制サイト内の情報は出てきません。
- Way back Machineやウエブ魚拓などで検索をかけ、今では失われて出てこないウエブページをサルベージしましょう。
- 行政諸官庁サイト上で検索をかけ、調査業務報告書やFS結果公開文書、会議添付資料、入札添付資料などを入手し、中身をじっくりと読みましょう。Googleでは見つからないお宝の宝庫が見つかったりします。
- 最近のGoogleは答えに通ずる独特の単語を使わないと適切な検索結果が出てこないようになりました。調べながらゴールにたどり着く重要なキーワードを幾つも見つけましょう。
- SNSに思わぬ知見があります。SNS上で検索したり、聞いてみたりしましょう。
- ネット上には無いこともあります。国立国会図書館や専門図書館の司書に相談するなど、ネット化されていない知見も出歩いて積極的に探しましょう。
- 専門書籍があれば迷わず購入して吸収しましょう。
- そのカテゴリに公的資格があれば積極的に取得しましょう。
- ライバルが誰か、いるのかいないのか、特定しましょう。特定できればライバルの行動を真似すればよく、いなければあなたが先駆者になれます。
社外でやったことのある人に聞きまくる
徹底的にリサーチをすると、先駆者や専門家の存在も明らかになってきます。
ウエブサイト上に連絡先があったり、お問い合わせフォームがあったりしますので、積極的に接触してみましょう。
何人かに一人は反応して会ってくれたりするものです。
実はこのステップが非常に重要で、軽視してはいけません。
社内に答えの無い仕事は社外に出て手掛かりを探すしかありません。
名刺管理システムを利用していれば、社外の識者にアクセスできる名刺を持っていたりする人に紹介をお願いしたりしてみましょう。
ウエブサイトに無ければ、講演会やシンポジウムに参加して登壇者に終了後に名刺交換をさせてもらい、質問してみましょう。
後日相談できる時間をもらえれば儲けものです。
成果物を作業種別の要素に分解する
成果物を明らかにし、なければ自分で設定しましょう。
成果物を章立てし、各章のアウトプットを言語化・図化してみましょう。
視覚化できた成果物がゴールのアウトプット像です。
ゴールを明らかにしてそこへ至るためのプロセスを設定する
ゴールのアウトプット像が明らかにできたら、各章ごとにどうやったら辿り着けるのかさかのぼってプロセスを考察し、構築してみましょう。
このプロセス自体は、他の仕事でやったプロセスを応用することもできます。
無ければ新しく設定しましょう。
このやり方をバックキャスティング方式といいます。
とにかくできるところから手を付けて走り出し、走りながら考える
バックキャスティングのプロセスができれば、手を付けられるところからさっそくスタートしましょう。
プロセスが完全でなくてもかまわず、やってみましょう。
スタートして走りながら考えて、修正してゆけば良いのです。
やったことが無い仕事はスタートしてやってみると設定したプロセス自体もどんどん変化します。
場合によっては設定したゴールや成果物すら変更する場合もあります。
これはやってみていろいろぶつかってみないと判らないのです。
この方式はアジャイル方式と呼ばれているものです。
全部できなくても良いから途中で進捗状況を報告しアドバイスを引き出す
アジャイル方式の特徴の一つが、成果物を途中段階でもよいのでクライアントに見せて反応を引き出し、プロセスとして成果物に還元する、というものがあります。
仕事を依頼してきた上司や依頼者をクライアントに見立てアジャイル方式を適用してみましょう。
依頼してきた側も途中の成果物を見て初めてアドバイスできるような状況になります。
改善してまた見せましょう。
これを短期間で繰り返し、全体構成に還元し、ゴールの全体像に近づけてゆきましょう。
難易度が高く時間がかかる場合は外注することも視野に入れる
時間と資金に余裕があれば、外注化できるところは積極的に外出ししましょう。
最近のコンサルタント業界は活況で人手不足にあり、引き受けてくれるところを探すのもの大変です。
やる気のあるチャレンジ精神に溢れたスタートアップ企業にお願いするのも一つの手です。
実行可能なスケジュールを立てる
成果物の章立てと中身が見えたら早い段階でカテゴリの進捗がわかるスケジュール表をつくりましょう。
会社として判断の下せる地位のある人物への報告など、マイルストーンを確実に決めて、そこに向けて組みあがるシーケンスを置き、矢印で結びましょう。
私はエクセルで作成し、パワーポイントに貼り付けています。
パワーポイント上でつくっても良いのですが、エクセルの方が作業が容易でワークシートを別にすればバージョンアップも管理でき、進みが早いです。
きちんとオフを取り、リラックスして充電する
これはかなり重用です。
週末はきちんとオフを取りましょう。
仕事を忘れて音楽を聴いたり映画を観たり、運動をしたり、趣味をするなどしてリラックスして過ごしましょう。
きちんと休養し、充電することは重要です。
仕事を忘れてリラックスしていると何故か良いアイデアがポツリと湧いてきたりします。
すぐに忘れてしまうので、紙にメモるなり、ラインやメールでメモするなり、素早く簡単に残しておきましょう。
たまに思いついたことを残したことすら忘れてしまうので、思い出せるようにしておくことが大切です。
きちんとオフを取り、ウイークデイに仕事にフル回転できるような状況を常に長期的に整える、ことが極めて重要なのです。
やったことない仕事を振られた場合の不安を解消する方法は？
不安になりますよね。
当たり前です、やったことないんですから、わくわくする人の方が少ないでしょう。
そのためにも前述した方式で全体を進め、仕事に取り組むことが重要です。
ゴールや全体像が見えないと不安で仕方がありませんよね。
すくなくとも私はそうでした。
そもそもできるかどうか簡単なFSを行わせてもらう
もし時間的な余裕があれば、そもそもこの仕事ができるのかどうか、FS＝フィージビリティスタディを行わせてもらうことも持ち掛けましょう。
前述したゴールを描いてバックキャスティングしてゆくやり方を手っ取り早く1ヶ月ほどで簡単な与条件で実行してみるのです。
FSができれば、足りないリソースを会社に要求したりすることもできるでしょう。
あまりに時間やリソースを消費するようなら、この仕事には取り組まない、という判断が下ることだってあり得ます。
やったことのないことをやったことのある人に聞きまくる
積極的に社外の人に会って話をしてみましょう。
その人が知らなくても知見のある人物を紹介してもらえるかもしれません。
社内の人脈をフル活用して社外人材を紹介してもらったり、自身で新しく開拓してみるのもよいでしょう。
動けば何かしら得るものがあります。
そのためにも徹底的な事前リサーチが重要です。
会う相手に情報のお土産を与えましょう。
ギブ&ギブの精神で会い、話をしましょう。
会話の中にポロリと重要なヒントが出てきたりします。
不安の解消に大きく貢献します。
ここで自分が不安に思っていることを積極的に聞いてみるのもよいでしょう。
ゴールに至るまでの道のりをバックキャスティングするイメージを持つ
ゴールが見えないから不安になるのです。
ゴールに至るイメージを持てれば、かなり安心します。
前述した方式のゴールまでのイメージを常に持ち続けて、動きながら、リバイスをかけてゆく、ことが重要です。
短いインターバルで上司に報告・連絡・相談を重ねる
上司と積極的にコミュニケーションを図りましょう。
自分は忙しいのだ、というアピールにもなります。
ゴールまでのプロセスを新しく構築して進めていることを評価してもらいましょう。
ついでにアドバイスを頂戴し、成果物に残して言質取りをするのも、不安を払拭する方法の一つです。
頼れる人には身なりかまわず頼る
身近に相談できる人がいれば身なりかまわず相談しまくりましょう。
不安を吐露できればそれだけで気持ちが軽くなります。
会社にいるチャレンジブルな人に相談してみるのもよいでしょう。
いろんな人に会って話をしてみましょう。
自分が気づいてないことにポロリと気づくこともしばしばあります。
そうやって不安の原因を一つ一つ取り除いて行きましょう。
やったことない仕事を振られた場合の進め方は？不安の解消方法は？まとめ
先輩に付いて仕事を教わりながら進められるオン・ザ・ジョブトレーニングの期間は限られています。
やがてはやったことない仕事を振られたが進め方がわからず、不安になることもでてくることでしょう。
できない理由を合理的に構築して断ることも簡単かもしれません。
しかし自身が大きく成長できるチャンスでもあるのです。
できない理由を考える時間があったらどうやったらできるか考える時間に回しましょう。
やったことない仕事を振られた、いいではないですか、上等です、見事にやり遂げて、見返してやったらどうでしょうか。
進め方や不安の解決方法はこの記事を参考にして、自分なりにこうやればできるというイメージを描いて常に持ち歩きましょう。
できないことをできるようになる、ことが1つでもできればあなたは社会人として大きく成長し、進化することができるのです。
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